MyPeopleDoc : comment sécuriser et archiver efficacement ses documents RH ?
La gestion des documents RH est passée à la vitesse supérieure avec les coffres-forts numériques. MyPeopleDoc centralise, sécurise et archive chaque pièce sensible – bulletins de paie, contrats, avenants, attestations – dans un espace chiffré et accessible à tout moment. Entre conformité RGPD, archivage longue durée et intégrations SIRH, la solution répond aux priorités actuelles des directions RH : protéger les données, automatiser les flux et garantir la traçabilité. De l’envoi instantané des bulletins à la signature électronique, l’écosystème MyPeopleDoc fluidifie le quotidien tout en apportant une valeur probante aux documents.
Au-delà de la technique, l’expérience utilisateur compte : interface claire, mobile iOS/Android, recherche rapide, partage sécurisé. Les collaborateurs gagnent en autonomie, les équipes RH reprennent du temps sur l’administratif, et le contrôle interne s’appuie sur des preuves consultables pendant des décennies. De la PME multi-sites au grand groupe, l’adoption se fait par étapes : connexion, paramétrage, automatisation, puis optimisation continue.
En bref : sécurisation et archivage RH avec MyPeopleDoc
- 🔐 MyPeopleDoc agit comme un coffre-fort numérique RH : chiffrement, authentification renforcée, archivage jusqu’à 50 ans.
- ⚙️ Automatisation des flux : diffusion des bulletins, notifications aux salariés, classement, signature électronique.
- 📲 Accès partout : web, iOS, Android, recherche avancée et partage sécurisé pour tiers (administration, experts-comptables).
- 🧩 Intégrations SIRH/paie : compatibilité avec Sage, Cegid, Silae, Lucca, connecteurs et API du marché.
- 📜 Conformité RGPD et valeur probante : traçabilité, journal des accès, hébergement en Europe.
- 🚀 Plan d’action : créer “mypeopledoc mon compte”, activer la 2FA, organiser les dossiers, paramétrer alertes et workflows.
MyPeopleDoc : coffre-fort numérique RH et archivage longue durée
Initialement lancé sous le nom Novapost, devenu PeopleDoc puis intégré à l’offre UKG HR Service Delivery, MyPeopleDoc a gardé sa spécialité : protéger et classer les documents RH sensibles avec une conservation sécurisée jusqu’à 50 ans. Les données sont hébergées en Europe, chiffrées et accessibles via une authentification à plusieurs facteurs.
Les services RH diffusent en masse les bulletins, contrats et avenants, tandis que chaque salarié retrouve ses pièces en quelques secondes. Les intégrations avec Sage Paie, Cegid, Zoho People ou DocuSign accélèrent la dématérialisation ; des acteurs de confiance comme Docaposte ou Oodrive s’insèrent souvent dans l’écosystème pour la valeur probante et l’archivage à long terme.
- 🛡️ Chiffrement des documents et journaux d’audit.
- 📨 Diffusion automatique des bulletins et accusés de réception.
- 📁 Classement intelligent et recherche par mots-clés.
- 📱 Accessibilité web et mobile, même après départ de l’entreprise.
| Atout 🔎 | Description 🧩 | Bénéfice 🎯 |
|---|---|---|
| Archivage longue durée ⏳ | Conservation jusqu’à 50 ans dans un coffre-fort | Preuves disponibles, conformité durable ✅ |
| Sécurité avancée 🔐 | Chiffrement + authentification à deux facteurs | Protection contre l’accès non autorisé 🛡️ |
| Interopérabilité 🔗 | Sage, Cegid, Zoho, DocuSign ; ponts avec Docaposte, Oodrive | Moins de saisies, erreurs réduites ⚙️ |
| Accessibilité 📲 | Web + apps iOS/Android | Consultation partout, à tout moment 🌍 |
Pour une direction RH, ce socle transforme l’archivage en un avantage compétitif mesurable.
Fonctionnalités clés pour sécuriser et fluidifier vos processus RH
Stockage, chiffrement et conformité RGPD
Les documents RH sont stockés sur des serveurs européens avec chiffrement au repos et en transit, et un contrôle des accès finement paramétrable. Le suivi d’audit retrace qui a consulté quoi et quand, pour répondre aux exigences RGPD et aux contrôles internes.
- 🧷 Coffre-fort électronique individuel pour chaque salarié.
- 🧭 Traçabilité complète des opérations (consultation, partage).
- 🧱 Segmentation des droits par rôle et par dossier.
| Fonction ⚙️ | Usage quotidien 📌 | Impact 🚀 |
|---|---|---|
| Journal d’audit 📚 | Contrôle des accès et actions | Preuves inviolables pour audits ✅ |
| Politique d’accès 🔑 | Autorisations par équipe/profil | Confidentialité renforcée 🛡️ |
| Chiffrement AES 🔒 | Protection des données sensibles | Réduction du risque de fuite 📉 |
La conformité ne freine pas la productivité : elle la structure.
Automatisation, notifications et signature électronique
Diffusion automatique des bulletins, classement intelligent, notifications temps réel : le traitement administratif devient fluide. La signature électronique intégrée (et l’usage d’opérateurs comme Yousign ou DocuSign selon le contexte) sécurise les contrats, avenants et NDA.
- 📨 Envoi en masse des bulletins avec accusés.
- 🔔 Alertes personnalisées pour salariés et managers.
- 🖊️ Signature eIDAS via partenaires (ex. Yousign) ou DocuSign.
| Processus 🧭 | Automatisation ⚡ | Gain ⏱️ |
|---|---|---|
| Bulletins de paie 💼 | Publication et classement auto | -70% sur le temps de diffusion 📉 |
| Contrats/avenants 📝 | Signature électronique intégrée | Cycle de signature accéléré 🚀 |
| Attestations 📄 | Génération et envoi ciblé | Moins de demandes ad hoc 📬 |
Un flux bien conçu libère les RH d’un volume significatif de tâches répétitives.
Accès multi-supports, partage et contrôle des droits
Accès via navigateur, iOS et Android ; recherche par mots-clés, date, type. Le partage sécurisé avec liens temporaires et permissions assure la confidentialité lors d’échanges avec l’administration, un cabinet comptable ou un organisme social.
- 📱 Mobility-first pour les salariés en déplacement.
- 🔗 Liens temporaires et périmètres de lecture.
- 🧭 Filtres multi-critères pour une recherche rapide.
| Besoin 👀 | Fonction associée 🧰 | Résultat 🎉 |
|---|---|---|
| Envoyer une attestation 📤 | Lien sécurisé à durée limitée | Transmission rapide, contrôlée ✅ |
| Retrouver un contrat 🔎 | Recherche + tags | Accès en quelques secondes ⚡ |
| Limiter les droits 🔒 | Profils et rôles | Confidentialité respectée 🛡️ |
Le collaborateur devient autonome sans compromettre la confidentialité.
Intégrations SIRH et paie : Sage, Cegid, Silae, Lucca…
MyPeopleDoc s’insère au cœur du SI RH : paie (Sage, Cegid, Silae), SIRH (Zoho People, Lucca), hubs (PeopleSpheres). Des services de confiance comme Docaposte, Oodrive, Primobox ou Dematis complètent les usages (archivage probant, parapheur, routage documentaire).
- 🧩 Connecteurs et API pour synchroniser profils et documents.
- 🔁 Échanges de fichiers planifiés (paie, contrats, attestations).
- 🛠️ Webhooks pour déclencher des workflows transverses.
| Outil/Acteur 🤝 | Rôle dans l’écosystème 🧱 | Complémentarité avec MyPeopleDoc ✅ |
|---|---|---|
| Silae 🧮 | Moteur de paie | Diffusion auto des bulletins 📤 |
| Lucca 🗂️ | SIRH modulaire | Centralisation des documents RH 🔗 |
| PeopleSpheres 🪐 | Hub d’applications RH | Orchestration des flux multi-outils ⚙️ |
| Docaposte / Oodrive / Primobox / Dematis 📜 | Services de confiance | Archivage probant et parapheur 🖊️ |
| Yousign ✍️ | Signature électronique | Validation rapide des contrats 🚀 |
Résultat : une chaîne documentaire cohérente, traçable et efficiente.
Accéder à MyPeopleDoc et sécuriser mypeopledoc mon compte
L’accès se fait depuis le web ou les applications mobiles. La création de “mypeopledoc mon compte” s’appuie sur une invitation de l’employeur et un code d’activation envoyé par email, puis sur un mot de passe robuste et une 2FA.
- 🖥️ Web : connexion depuis un navigateur sur poste pro ou perso.
- 📱 Mobile : apps Android/iOS, notifications et accès hors bureau.
- 🔐 Sécurité : authentification à deux facteurs recommandée.
| Étape 👣 | Détail 🧭 | Astuce 💡 |
|---|---|---|
| Inscription 📨 | Email pro + invitation | Vérifier le dossier spam 📬 |
| Activation 🔑 | Code reçu par email | Ne pas partager le code 🛑 |
| Connexion 🔐 | Login + mot de passe fort | Utiliser un gestionnaire de mots de passe 🧰 |
| 2FA 📲 | App d’authentification | Activer dès la première connexion 🚀 |
- 🧭 Paramétrer langue et préférences d’alerte.
- 📂 Créer des dossiers thématiques (paie, contrat, formation).
- 🧾 Exporter une copie locale de vos pièces critiques.
Une configuration initiale soignée garantit une utilisation sereine au quotidien.
Bénéfices mesurables pour l’entreprise et les collaborateurs
Les directions RH constatent des gains de temps et de budget, tandis que les collaborateurs apprécient l’autonomie et la clarté des échanges. Un groupe industriel a réduit de 70% le temps administratif sur la diffusion de documents ; une PME de services a fait baisser ses coûts d’impression et d’affranchissement de façon visible.
- ⌛ Réduction des tâches manuelles par automatisation.
- 📜 Alignement avec les exigences RGPD et audit.
- 💰 Diminution des coûts liés au papier et au courrier.
- 🌱 Moins d’empreinte carbone grâce à la dématérialisation.
| Aspect ⚖️ | Gestion papier 🗃️ | Avec MyPeopleDoc 🗂️ |
|---|---|---|
| Conformité 📑 | Risque d’erreurs, dispersion | Archivage automatisé, traçable ✅ |
| Temps passé ⏱️ | Recherche lente | Accès instantané via recherche 🔎 |
| Coûts 💶 | Impression + envois | Frais papier quasi nuls 📉 |
| Sécurité 🔒 | Perte/détérioration | Chiffrement + 2FA 🛡️ |
| Autonomie 👤 | Demandes répétées au RH | Espace personnel 24/7 📲 |
Le ROI se lit dans les KPI : délais raccourcis, erreurs en baisse, satisfaction accrue.
Écosystème et alternatives : où se place MyPeopleDoc
Le marché réunit des solutions complémentaires : coffre-fort, signature, SIRH, paie, services de confiance. MyPeopleDoc se concentre sur la gestion et l’archivage sécurisé des documents RH tout en s’intégrant avec d’autres briques, du moteur de paie à l’ESB RH.
- 🧮 Paie : Silae, Sage, Cegid pour générer les bulletins.
- 🗂️ SIRH : Lucca, Zoho People, hub PeopleSpheres pour l’orchestration.
- 📜 Services de confiance : Docaposte, Oodrive, Primobox, Dematis.
- ✍️ Signature : Yousign, DocuSign selon les préférences juridiques.
| Acteur 🪪 | Catégorie 🧭 | Usage type 🧰 | Positionnement vs MyPeopleDoc 🧩 |
|---|---|---|---|
| Novapost (origine) 🧭 | Ancienne marque | Genèse de PeopleDoc/UKG | Héritage de la spécialisation documents RH 📚 |
| Docaposte 📜 | Tiers de confiance | Archivage probant, eID | Complément pour valeur probante 🔐 |
| Cegedim 🧮 | Services/paie & santé | Flux paie, B2B | Interopérabilité via exports/connecteurs 🔗 |
| Lucca 🗂️ | SIRH | Dossier salarié, absences | Complément SIRH + coffre-fort 📦 |
| Silae 🧾 | Paie | Production bulletins | Diffusion dans le coffre-fort 📤 |
| PeopleSpheres 🪐 | Hub RH | Aggregation applicative | Passe-plat entre outils RH ⚙️ |
| Yousign ✍️ | Signature | Contrats RH | Chaîne de signature intégrée ✅ |
| Oodrive / Primobox / Dematis 🧾 | Trust & GED | Archivage, parapheur | Renforcement conformité et preuves 🛡️ |
L’objectif : composer un SI RH cohérent où chaque brique excelle sur son domaine.
Retours de terrain : cas d’usage et bonnes pratiques
Chez “Horizon Bâtiments”, 650 collaborateurs, le passage à MyPeopleDoc a divisé par deux les demandes RH simples ; les salariés consultent leurs justificatifs depuis le mobile. Une société de conseil a éliminé les classeurs physiques et fiabilisé la traçabilité lors d’audits clients.
- 📂 Organiser des dossiers thématiques (paie, contrats, formation).
- 🔔 Activer des notifications ciblées par population.
- 🖊️ Standardiser les modèles pour la signature électronique.
- 🛡️ Déployer la 2FA dès l’onboarding.
- 🧪 Piloter par KPI : délais de diffusion, taux d’ouverture, erreurs.
| Bonne pratique 🧠 | Pourquoi 📌 | Résultat 📈 |
|---|---|---|
| Modèles normalisés 🧾 | Réduire les variations de contrats | Moins d’allers-retours, cycle plus court ⏱️ |
| Rôles et droits clairs 🔑 | Limiter l’accès aux données sensibles | Conformité continue RGPD ✅ |
| Calendrier d’automatisation 🗓️ | Publier les bulletins à date fixe | Prévisibilité et sérénité des équipes 🌤️ |
| Onboarding 2FA 📲 | Élever le niveau de sécurité | Réduction du risque d’usurpation 🛡️ |
La combinaison organisation + sécurité + automatisation délivre des gains rapides et durables.
Questions fréquentes sur MyPeopleDoc et l’archivage RH
MyPeopleDoc conserve-t-il les documents si je change d’employeur ?
Oui. Le coffre-fort personnel reste accessible, y compris après un départ. Vos bulletins, contrats et attestations demeurent consultables et téléchargeables, avec l’historique intact.
Quelle est la durée d’archivage et la valeur légale ?
Les documents sont archivés jusqu’à 50 ans dans un environnement sécurisé. La traçabilité, les horodatages et le chiffrement contribuent à la valeur probante, dans le respect du RGPD et des normes applicables.
Comment renforcer la sécurité de mypeopledoc mon compte ?
Activez l’authentification à deux facteurs, choisissez un mot de passe unique et robuste, surveillez les notifications de connexion et mettez à jour régulièrement vos appareils.
Peut-on signer des contrats directement depuis la plateforme ?
Oui. La signature électronique est intégrée et peut s’appuyer sur des prestataires reconnus (ex. Yousign, DocuSign), ce qui accélère la validation des documents RH.
Quelles intégrations sont possibles avec d’autres outils RH ?
La plateforme s’interface avec des solutions de paie (Sage, Cegid, Silae) et SIRH (Lucca, Zoho People), ainsi qu’avec des services de confiance (Docaposte, Oodrive, Primobox, Dematis) selon l’architecture cible.
